MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI
EVRAK YÖNERGESİ



( 06.04.1993 tarihli ve 29.İDA.ŞB.MD.-4326 sayılı Makam Onayı.)




BÖLÜM 1

GENEL ESASLAR


AMAÇ

Madde1- Bu yönergenin amacı, Bakanlık merkez teşkilatı'nın 3797 Sayılı Kanunla belirlediği görevlerini yerine getirirken üretilen evrakın çabuk, verimle ve güvenli hareketi ile ilgili olarak kayıt ve çıkış işlemlerinin düzenlenmesidir.

KAPSAM:

Madde 2-Bu yönerge 0hükümleri Bakanlık merkez teşkilatında uygulanır.

DAYANAK:

Madde 3- Bu yönerge “ 3797 Sayılı Milli Eğitim Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri hakkında Kanun'un 36/d maddesine göre hazırlanmıştır.

TANIMLAR:

Madde 4- Bu yönergede geçen;

a . Evrak : Bakanlığın gördüğü hizmetler, yaptığı haberleşme ve işlemler sırasında veya sonucunda, Kamu Kuruluşları gerçek ve özel yahut kamı tüzel kişileri ile ilgili olarak üretilen yazılmış, resmedilmiş, basılmaş , kayıt bandına veya filme alınmış belgeler,

b. Normal Evrak :Aşağıdaki fıkralarda belirtilen evrak dışında kalan evrak,

c. Önemli Evrak :Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğinden, T.B.M.M. ‘ nden ve Komisyonlardan, Başbakanlık, Genel Kurmay Başkanlığı, Olağanüstü Hal Bölge Valiliği, D.P.T. Müsteşarlığı ve Devlet Personel Dairesi Başkanlığından gelen evraktan:

1. Bakanlık görüşünün bildirilmesi,

2. Bir şikayeti,

3. Bakanlıkların aldıkları karar ve tedbirleri,

4. Bakanlıklardan gelen kanun, tüzük, yönetmelik. Tasarı ve teklifleri,

5. İllerin eğitim ve öğretim ile ilgili önemli tekliflerini belirten evrakı,

6. Tebligat, dava dilekçeleri, mahkeme kararları, hakediş raporları gibi gecikme ve kaybolmaları halinde Bakanlığı zor duruma düşürecek veya zarara sokacak evrakı,

d. Değerli Evrak: Kendileri veya ekleri para, pul, çek, bono, esham ve tahvilat gibi paraya çevrilen değerler, teminat ve ihale teklif mektupları, koli ve para ihbarnameleri olan veya bu ve benzeri nitelikleri taşıyan evrakı,

e. Kişiler Adına Gelen Evrak: Resmi konuyu kapsamakla birlikte Bakan, Müsteşar veya Yardımcıları ile birimlerde görevli kişiler adına özel mektup şeklinde gönderilen evrakı,

f. Acele Evrak:Birimlerde acele işlem görmesi gereken ve,

1. Çok acele,

2. Acele

3. Süreli, kayıtlarını veya işaretlerini taşıyan evrakı,

g. Kişiye Özel Evrak: Üzerinde bu kayıt veya işareti taşıyan, dolayısı ile hitap

ettiği birimin yöneticisi tarafından görülmesi gereken evrakı,

h. Gizli Evrak: Kapsadığı konunun yetkisiz kişilerce açıklanması sakıncalı görülen evraktan,

1. Çok gizli: İzinsiz açıklandığı takdirde milli yararlara, devletin birlik ve bütünlüğüne zarar verecek olan evrakı,

2. Gizli: İzinsiz açıklandığı takdirde, Bakanlığı zor durumda bırakacak prestij ve yararları ciddi şekilde zedeleyecek ve diğer yandanyerli ve yabancı kişi ve kuruluşlara yarar sağlayacak evrakı,

3, Özel: İzinsiz açıklandığı takdirde, bir kimsenin zarar görmesine yol açacak yahut yarar sağlayacak evrakı,

4. Hizmete Özel: Çok gizli, gizli ve özel deyimleri ile korunması gerekmeyen; fakat öğrenmeleri gerekenlerden başkası tarafından bilinmesine lüzum olmayan evrakı,

1. Dilekçe: Kişilerin kendileri veya kamu ile ilgili olarak tek başlarına veya topluca ilettikleri dilek ve şikayetleri kapsayan kağıtları,

j. Koli: Maddenin, posta kurallarına veya elden gönderenin öngördüğü güvenlik yöntemlerine göre kapatılmış şeklini,

k . Birim: 3797 Sayılı Milli Eğitim Bakanlığı Teşkilat Görevleri Hakkında Kanun

1. maddesinde belirtilen dairelerle, yürütme ve danışma hizmeti görmek üzere Yönetmelik veya Onayla Bakanlık Makamına bağlı devamlı veya geçici olarak kurulan daire , kurul veya komisyonları,

1. Alt Birim:Birim içinde iş ayırma esasına göre teşkilatlanmış en büyük

yürütücü kuruluşu;

1 .Daire Başkanlığı ve onun altında Şube Müdürlüğü bulunduranlardan Daire Başkanlığı Alt Birim, Şube Müdürlüğü servisi,

2. Daire Başkanlığı olmayanlarda Şube Müdürlüğü Alt Birim, büro ise servisi,

m . Genel Evrak Servisi: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Evrak Şube Müdürlüğünde; Bakanlık ile ilgili gelen dilekçe ve kolilerin kabul, ayırma, havale ve gerektiğinde kayıt, dağıtım ve gönderme işlemlerin yapıldığı büroları,

n. Birim Evrak Servisi: Birimlerde, birim ile ilgili gelen ve giden evrakın dilekçe ve kolilerin kabul, ayırma, havale ve kayıt, dosyalama ve gönderme işlemlerinin yapıldığı büroları,

o. Masa: Bürolar içinde belirli işlemlerin yerine getirildiği bir kısım,

p. Yürütücü Masa: Genel veya birim evrak servislerinin kapsadığı masalar dışında kalanları ifade eder,

BÖLÜM ll

TEŞKİLATLANMA, GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUK


A-TEŞKİLATLANMA VE GÖREVLERİ

GENEL EVRAK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ



Madde 5- Genel Evrak Şube Müdürlüğü, Bakanlık İdarive Mali İşler Dairesi Başkanlığına bağlı olup, Genel Evrak Servisini yürütür.

GENEL EVRAK SERVİSİ

Madde 6-Genel Evrak Servisi; büro şefleri ve yeteri kadar masa memuru, daktilograf, dağıtıcı ve hizmetli,

a. Servis:

1. Gelen Evrak Bürosu,

2. Özel Evrak Bürosu,

3. Dilekçe Bürosu,

4. Giden Evrak Bürosu

Olmak üzere 4 bürodan oluşur.

Bunlardan:

1.Gelen Evrak Bürosunda:

a.Kabul ve ayırma masası,

b.Havale masası,

c.Dağıtım masası,

2.Özel Evrak Bürosunda:

a.Özellik taşıyan evrak masası,

b.Gizli evrak masası,

3.Dilekçe Bürosunda :

a.Kabul ve havale masası,

b.Başvurma masası,

4.Giden Evrak Bürosunda:

a.Kabul ve ayırma masası,

b.Gönderme masası,

bulunur.

BİRİM EVRAK SERVİSLERİ



Madde 8-Birimlerde; yerleşme durumu, haberleşme yoğunluğu ve iş akımı ile, personele düşen iş gücü göze alınarak işlemler, servis yerine bürolar veya masalar kurulmak suretiyle yürütülebileceği gibi; iş yoğunluğunun azlığı veya personel sağlanmasının zorluğu karşısında, birkaç büronun işleri bir büro şefine, birkaç masanın işleri bir masa memuruna verilebilir.

SERVİSLERİN GÖREVLERİ

Madde 9- Genel ve birim evrak servislerinin başlıca görevleri şunlardır:

a.Evrakı veya zarfı kabul ve kontrol etmek, açmak, ayırmak, havale etmek, dağıtmak, kayıt etmek, dosyalamak ve göndermek.

b.Yanlış gelen evrak hakkında işlem yapmak,

c.Özel evrakın niteliğini korumak,

d.Evrakın kapsadığı konu ile ilgili başvurmaları dinlemek ve cevaplandırmak,

e.Evrakın kaydında kullanılan formları düzenlemek ve ciltletmek,

f.Evrak ile ilgili periodik raporlar vermek,

g.İşlemleri izlemek.

B-PERSONELİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU

GENEL EVRAK ŞUBE MÜDÜRÜ



Madde 10-Genel Evrak Müdürü, Genel Evrak Servisinin amiri olup, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanının gözetim ve denetimi altında aşağıdaki hususları yerine getirmekle görevli, yetkili ve sorumludur.

a. Bu Yönergeyle getirilen sistemin yönetim ve uygulanmasını, personel arasında verimli ve ahenkli bir işbirliğinin kurulmasını ve sürdürülmesini sağlar, iş verimini ve ihtisaslaşmayı arttıracak şekilde personel çalışmalarını düzenlemede şeflerine yol gösterir, gereken tedbirleri alır ve uygular.

b. Sistemin geliştirilmesindeki tekliflerin Makama ulaştırılmasında İdari ve Mali İşler Başkanlığına sözlü, gerektiğinde yazılı bilgi verir veya servis çalışmaları ile ilgili olarak danışmanlık yapar; teklifleri Makamca onaylandıktan sonra uygulatır,

c. Birim evrak servislerinin yanlış yürütüldüğünü gördüğü işlemlerinin birim yöneticilerine duyurulmasında ve düzeltilmesinin sağlanmasında İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanına sözde veya yazılı bilgi verir.

d. Genel Evrak Servisi şefinin, evrakın gelişi, dağıtımı ve gönderilmesi yönünden sayısal durumunu ve personele düşen iş yükü ile, devreden evrak ve zarf sayısını ve pul hesabını belirtir şekilde,günlük ve periodik olarak vereceği istatistik cetvellerini izler değerlendirir ve sonuçlarını İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanına iletir,

e. Gelen ve giden evrakın dağıtımın planlar, yanlış gelen veya birimi bilinmeyen evrak veya adressiz ve imzasız dilekçe hakkında işlem yapar, Makama sunulacak evrakın ayırımını gözetir ve gerektiğinde incelenmesini yapar, formları bastırır, ciltletir ve pul hesabı verir,

f. İş Akımı, iş gücü ve personelin kişisel yönlerinin gerektirdiği durumlarda servis şefinin teklifi üzerine devamlı veya geçici olarak bürolardaki görevliler arasında yer değiştirmelerinde bulunur.

GENEL EVRAK SERVİSİ ŞEFLERİ

Madde 11- Genel Evrak Servisi Şefleri Genel Evrak Şube Müdürünün gözetimi ve denetimi altında, aşağıdaki hususları yerine getirmekle görevli, yetkili ve sorumludur:

a. Genel evrak servisinin iş yönetimini ve iş verimi ile ihtisaslaşmayı sağlar, bu konuda müdürün uygun gördüğü tedbirleri alır ve uygular,

b. Müdürün bulunmadığı zamanlarda ona ait görevleri yürütür.

c. Evrakın gelişi dağıtım ve gönderilmesi yönünden sayısal durumunu ve personele düşen iş yükü ile devreden evrak ve zarf sayısını ve pul hesabını belirtir şekilde günlük ve periodik istatistik cetvellerini düzenler, evrak şube müdürüne verir,

d .İş akımı, iş yükü ve personelin kişisel yönlerinin gerektirdiği durumlarda bir büronun masa memurları arasında yer değişimleri için Evrak Şube Müdürüne tekliflerde bulunur,

e. Yanlış gelen veya birimi bilinmeyen evrak, veya adressiz ve imzasız dilekçeyi Evrak Şube Müdürüne gönderir, Makamın göreceği evrakı ayırtır ve gerektiğinde Müdürün yapacağı incelemeden sonra sunar,

f. Ciltlenecek formları bürolarından alarak evrak Şube Müdürüne verir.

BİRİMİN EVRAK SERVİSİ ŞEFLERİ

Madde 12- Her birim evrak servisi şefi, bağlı olduğu birimin yöneticisinin gözetimi ve denetimi altında, 11. maddenin a, c ve d fıkraları gereğini yerine getirmekle ve özellikle gelen evrakı iş ayırımına göre ayırmak, havale edeceği servisi bilinmeyen evrak hakkında görüş vermek ve ilgili yerlere göndermek, birim dosyalarının saklanmasını gözetmek ve ciltlenecek formları birim yöneticisine vermekle görevli, yetkili ve sorumludur.

MASA MEMURLARI

Madde 13- Her masa memuru, kendisine verilen her türlü evrakın gerektirdiği iş ve işlemleri bu yönerge hükümlerine uygun bir şekilde yürütmekle ve zamanında tam olarak yerine getirmekle görevli yetkili ve sorumludur.

Bu sıfatla;

a. Kabul ve ayırma masası memurları, gelen ve giden evrakı kabul ve teslim alıp kontrol ettikten sonra türlerine alt birimlerine veya gideceği yere göre ayırırlar,

b. Havale ve kayıt masası memurları gelen evrak veya dilekçeyi gideceği birime göre ayırırlar veya alt birimdeki servisin adının kaşe ile basıp sayı verirler, tarih koyarlar ve gerektiğinde fişlere kayıt ederler,

c. Dağıtım masası memurları gelen zimmetli veya zimmetsiz her türlü evrakı birim evrak servisine ulaştırırlar,

d. Özellik taşıyan evrak masası memurları, bütün evrakla ilgili olarak yukarıdaki fıkralarda sayılan işlemlerden gerekenleri yerine getirirler.

e. Gizli evrak masası memurları, bu tür evrakla ilgili olarak yukarıdaki fıkralarda sayılan işlemlerden gerekenleri yerine getirirler,

f. Başvurma masası memurları dilekçeleri kabul ederler,

g. Gönderme masası memurları, giden evrakı öteki birimlere, alt birimlerdeki servislere giden evrak bürosuna veya PTT'ye ulaştırırlar,

h. Yürütücü servisteki masa memurları, gelen veya gidecek evrakın yasal gereklerini bu yönerge uyarınca yerine getirirler,

l. Masa memurları, gelen veya giden evrakı veya fişlerini ve zimmet defterlerini hükümleri gereğince dosyalar veya saklar.

PERSONEL NİTELİĞİ

Madde 14- Genel veya birim evrak servislerinde görevlendirilecek personelde, hizmetin gerektirdiği bilgi ve yeterli beceriye sahip olmak, ona ilgi duymak, iş ve işlemlerde dikkatli, çabuk, özenli ve düzenli olmak gibi nitelikler aranır.

Özellikle gizli evrakın alınıp verilmesinde veya evrakın dosyalanmasında çalışacak personelin, ketum ve güven veren; başvurma masası görevlisinin ise vatandaş dileklerini bıkmadan karşılayabilecek güçte kişilerden seçilmesi esastır.

BÖLÜM lll

İŞLEMLER


A-HİZMETİN TAKSİMİ

GENEL USÜL

Madde 15- Hizmet, aşağıdaki şekilde taksim edilir;

a.Genel Evrak Servisinde;

Gelen evrakın;

1.Kabul ve ayırma,

2.Havale ve gerektiğinde kayıt,

3. Dağıtım.

Giden evrakın;

1.Kabul ve ayırma,

2.Gönderme,

b.Birim Evrak Servisinde;

Gelen evrakın;

1. Kabul ve ayırma,

2. Havale ve yakıt,

3. Gelen ve giden evrakın saklanması, dosyalanması veya fişlerin zimmet defterlerinin saklanması,

Giden Evrakın;

1.Kabul ve ayırma,

2.Gönderme,

işlemleri yürütülür.

AYRICALIK

Madde 16- Bakan, Müsteşar veya Yardımcılarının adına gelen gizlilik dereceli evraklar, Teftiş Kurulu Başkanlığı adı zarfa yazılarak Bakanlığı gönderilen evrakları, 15. maddenin a. Fıkrasındaki 1. bendi uygulanır.

KAYIT İŞLEMLERİNİN YERİ

Madde 17- Genel olarak evrakın kayıt işlemleri geldiği ve dosyalandığı birim evrak servisinde yapılır,

DİLEKÇE FİHRİSTİ- DİLEKÇE KAYIT FİŞİ

Madde 18- Dilekçeler ilgili masada her takvim yılı üzerinden, soyadı esasına göre düzenlenmiş dilekçe fihristine (form 3 ) kayıt edilmeden dağıtım masasına iletilmez.

Birden fazla kişinin imzaladığı dilekçe, adı ve soyadı başta bulunan üzerinden fihriste geçirilir. Adres yeri veya zarfında soyadı bulunmayan dilekçe, fihristinin soyadı yerine ad yazılarak kayda alınır.

Fihrist yıl sonunda, birim Evrak Şube Müdürlüğüne verilir.

Elden getirilen dilekçenin sahibine, onu işleme koyan masa tarafından kayıt sırası ve gönderildiği birimi gösteren dilekçe kayıt fişi, (form 4 ) verilir.

B-GELEN EVRAKIN GÖRECEĞİ İŞLEMLER



1.GENEL EVRAK SERVİSİNDEKİ İŞLEMLER



KABUL VE AYIRMA



Madde 19- Bakanlık adına, PTT, (her türlü mektup, açık telgraf, faks, APS, teleks, idari, adli ve mali tebligat, koli, kitap gazete ve dergiler) veya kurye ile, (açık, kapalı, zarflı veya çantalı) gelen, gönderilen veya elden getirilen evrak, gelen evrak bürosunun kabul ve ayırma masasınca alınır.

Çalışma saatleri dışında gelen açık telgraf, faks, APS ve teleksler, ertesi gün çalışma saati başlarken nöbetçi memurluğundan aldırılarak işleme konur.

ZİMMETLİ VERİLEN EVRAK

Madde 20- Evrakı getirenin beraberindeki zimmet defteri veya formda, masadaki görevli tarafından kimliğini belirtecek şekilde adı soyadı ve kabul tarihi yazılır ve imzalanır.Acele veya gizli işaretli zarflar için kabul tarihi ayrıca saat ve dakika olarak belirtilir.Zarfından veya açık ise üzerinden Bakanlığı ait olmadığı görülen veya yanlış gelen evrak, geldiği yoldan geri çevrilir.

AÇILMAYACAK ZARFLAR

Madde 21- Bakan, Müsteşar ve Yardımcıları adına gelen evrak, Özel Kalem Müdürlüğüne,

a. Yöneticiler adına gelenler, dağıtım masasına,

b. Üzerinde özellik taşıdığına dair başka bir işaret veya kayıt olsun veya olmasın, gizli işaretli zarflar;23. maddesinin c fıkrasında belirtilen masaya açılmadan ve elden verilir.

ZARFLARIN AÇILMASI

Madde 22-Zarflar, zarf açacağı kullanılarak içindeki evrakı yırtmadan özenle açılır,Şüphe edilen zarflar açılmadan emniyet görevlilerine haber verilir.

a. Zarftan çıkan evrakın;

1. Hitap yeri boş ise, zarfı eklenir.

2- Hitap yerinde başka teşkilat adı yazılı ise gideceği yere yanlışlığı belirtilen bir yazı ile hemen gönderilmek üzere Şube Müdürlüğüne verilir.

3. İmzası yok ise gönderene eksikliği belirten bir yazı ile hemen iade edilmek üzere Evrak Şube Müdürlüğüne verilir.

4 .Acele olması halinde tarihi ile zarfındaki posta damgası tarihi arasında çok açık fark varsa, zarfı eklenir.

5. Gizli olduğu göründüğünde, zarfına eklenerek 23. maddenin c fıkrasında belirtilen masaya verilir.Bu tür evrak birden fazla ise ve ayrı ayrı birimleri ilgilendiriyorsa zarf bu evraktan birine eklenir.

6. Sayısı ile zarf üzerindeki sayılar çeliştiğinde, durum; gönderene bildirilmek üzere hemen Evrak Şubesi Müdürlüğüne duyurulur.Ancak tespit edilen çelişki, evrakın işleme konulmasında engel teşkil etmez.

7. Kişilere hitap ettiği görüldüğünde, zarfına eklenerek 21. maddenin a veya b fıkrasında belirlenen yerlere gönderilir.

8. Hukuk Müşavirliğine iletilmesi gereken ve Başbakanlıktan veya Milletvekilleri tarafından gönderilen kanun teklifleri ile Bakanlıklardın gelen kanun, tüzük ve yönetmelik tasarılarına veya Danıştaydan gelen dava dilekçe ve kararlarına ait olması halinde; evrak veya tebliğ zarflarının üzerinde alma tarihi ayrıca belirtilir.

9. Zarfın veya üzeri adressiz ve imzasız dilekçeler yıl sonunda imha edilmek üzere;

10. Belli bir ihbarı kapsayan adressiz ve imzasız dilekçeler ile Makamın takdirine sunulmak üzere, Evrak Şube Müdürlüğüne verilir.Adres sadece zarfta yazılı ise dilekçeye eklenir.

AYIRMA USULÜ

Madde 23- İncelenerek niteliği tespit edilen;

a. Normal evrak, havale masasına,

b. Özellik taşıyan evrak, özel evrak bürosunun özellik taşıyan evrak masasına,

c. Gizli işaretli zarf veya işaretsiz zarfın eklendiği gizli evrak, özel evrak bürosunun gizli evrak masasına,

d. Dilekçeler, dilekçe bürosunun kabul ve havale masasına

e. Koliler, dağıtım masasına verilir.

HAVALE VE KAYIT

Madde 24- İlgili birimlere göre ayrılan;

a.Normal evrak ve dilekçeye 23.maddenin a ve b fıkralarında gösterilen masalarda otomatik numaratörle genel sayı konulur, kayıt işlemi uygulanmaz.

b. Özellik taşıyan evrakın, aynı maddenin (b), gizli evrakın ile (a) fıkralarında gösterilen masalarda ayrıca cinsine uygun işlere getirilmesi esastır.

MAKAMIN GÖRECEĞİ EVRAKIN AYRILMASI

Madde 25- Makama sunulacak evrak, genel evrak şube müdürü tarafından, onu görecek kişiler itibariyle iki örnek geçici zimmet işlerine, (form 1) topluca geçirilip, birinci örnekle birlikte Makama (Özel Kalem Müdürlüğüne) veya havaleye yetkili kılınan Müsteşar Yardımcısına götürülür. Müsteşar Yardımcıları arasındaki iş bölümü itibariyle sunulacak evrakla ilgilenen yardımcının but tür evrakı, İlgililerine götürülmeden önce, görmek istemesi veya onlara hizmet sunması konusundaki yetkileri saklıdır.

Bu makamlar havale edilen evrakı, özel yerine parafe edecekleri fişle birlikte en geç 5 saat içinde şube müdürüne geri verirler.

GENEL SAYI

Madde 26- Bütün evrakla takvim yılının başından son gününe kadar birbirini izleyen genel sayı verilir.Her masanın genel sayısı öteki masanınkine karıştırılmaz veya biri ötekinin devamı olamaz.

Normal evrak ve dilekçede genel sayının nerede kaldığı, 23.maddenin a ve d fıkralarında belirlenen masalarca çalışma saati sonunda not edilir.

ÖZEL EVRAK ZİMMET FİŞİ

Madde 27- Özellik taşıyan evrak ile gizli evrak, ilgili masalarda; evrakın türü ve ilgili birimin adını taşıyan Özel Evrak Zimmet Fişine (form 2 ) iki örnek halinde en küçük sayıdan başlanarak birer birer kayıt edilmeden dağıtıma tabi tutulmaz.

Özellik taşıyan evrak için beyaz, gizli evrak için açık kırmızı renkte fiş kullanılır.

DAĞITIM

Madde 28- İlgili masalarca ayrılan ve cinsine göre kayıt işlemi tamamlanan;

a. Normal evrak ve dilekçeler,verildiği dağıtım masası görevlisi,

b.Özellik taşıyan ve gizli evrak, kayıt yapan masaların görevlileri tarafından, birimlerine ayrılmış kartonlara konularak birim evrak servislerine ulaştırılır.

c.Kolilerin, ilgili olduğu evrakla büroda birleştirilmesi esastır.

DAĞITIM SÜRESİ

Madde 29- Dağıtım, resmi tatil günleri dışında, günde en az bir kez yapılır. Çok acele evrak, bu kayda tabi değildir.

BİNA DIŞINDAKİ BİRİMLER

Madde 30- Bakanlık binası dışındaki birimler evraklarını dağıtıcıları ile aldırırlar.

ZİMMET FİŞLERİNİN SAKLANMASI

Madde 31- Özel evrak zimmet fişlerinin ilgili birimlerince imzalı örnekleri, öngördüğü masalarda takvim yılı başından sonuna kadar tarih süresine göre ve birbirine karıştırılmadan saklanır, yıl sonunda Genel Evrak Şube Müdürlüğüne verilir.

BAŞVURMA

Madde32- Dilekçe bürosunun başvurma maması,vatandaşın kolayca bulup görebileceği yerde ve büronun kabul ve havale masasının en yakınında bulunur.

MEMURUN AYRILMASI

Madde 33- Memur hiçbir sebeple yerini terk edemez, şube müdürünün uygun gördüğü veya sağlık durumunun yol açtığı geçici veya sürekli ayrılmalarda, masanın memursuz kalmaması müdürlükçe sağlanır.

GÖREVLİ LİSTESİ

Madde 34- Masada, birim yürütücü servislerindeki görevlilerin ad ve unvanları ile iş telefon numaralarının bir listesi bulunur.

USÜL

Madde 35- Verdiği dilekçenin fişini gösterenden, fişteki bilgilerin alınması gösteremeyenden belli dayanakların sözlü olarak derlenmesi yolu ile önce dilekçenin hangi birime gittiği dilekçe fihristinden tesbit edilerek kişiye söylenir.

2.BİRİNİN EVRAK SERVİSİNDEKİ İŞLEMLER

KASUL VEAYIRMA

Madde 36- Birim evrak servisinde;

a. Genel evrak servisinden gelen evrak,

1.Normal evrak ve dilekçeler olduğu gibi,

2. Özellik taşıyan ve gizli olan evrak, zimmet fişlerindeki kayıtlarda birer birer ve dikkatle karşılaştırılarak; Genel Evrak Şubesinde 24. maddenin a fıkrasına göre ayrılır; kayıt işlemi görmeden gönderilen normal evrak ve dilekçeler, 2 nüsha halinde düzenlenecek zimmet fişi ve dilekçe fihristine kayıt edilerek birer sureti Genel Evrak Şube Müdürlüğüne teslim edilir.

YANLIŞ GELEN EVRAK

Madde 37- Yanlış geldiği kabul sırasında görülen:

a. Normal evrak, ilgili birim kartonuna konulmak,

b. Özellik taşıyan veya gizli evrak, zimmet fişinin her iki örneğindeki kaydı karşısına gerekli açıklama yapılarak yeniden fiş düzenlenir,

c. Dilekçe; dilekçe fihristinde gerekli düzeltmeyi yapmak üzere getirene iade olunur.

KİŞİLER ADINA GELEN ZARFLAR

Madde 38- Birim görevlilerine hitabeden zarflar, açılmadan ve kayda alınmadan ilgisine iletilir.

ALT BİRİME GÖRE AYIRM A

Madde 39- Kabulü tamamlanan bütün evrak, acele kaydını taşıyanlar üste gelmek üzere, ilgili oldukları alt birimlere göre ayrılır ve bu düzen bozulmadan havale ve kayıt masasına verilir.

HAVALE VE KAYIT

Madde 40- Alt birimlere ayrılarak getirilen evrakı, geliş sırasına göre otomatik numaratörle takvim yılı başından sonuna kadar birbirini izleyen “birim gelen sayısı” verilir. Bu sayının her günkü başlangıcını, bir gün önce düzenlenen en son “birim gelen kayıt fişindeki” en son sayı belirler.

BİRİM YÖNETİCİSİNE SUNULACAK EVRAK

Madde 41- Masanın gördüğü ve havalesini yaptığı evraklarla, kişiye özel evraklar, birim yöneticisinin görmesine sunulmadan dağıtım yapılmaz,

Ancak bu tür evrak, birim ve ona havale ettiği takdirde alt birim yöneticisi tarafından; yasal gereğini yapacak yürütücü masanın, sunulduğu gün görmesini engelleyecek şekilde elde tutulmaz. Evrak sunanlar, bu izlemeyi ayrıca yapmakta yükümlüdürler.

HAVALE KAŞESİ

Madde 42- Bütün evraka, birim alt birim ve servis adları ile kayıt tarihini kapsayan havale kaşesi, (form 5) basılır.

BİRİM GELEN KAYIT FİŞİ

Madde 43- Sayısı verilen ve havale kaşesi basılıp istenilen bütün evrak, en küçük birim gelen sayısından başlanarak bir örnek birim gelen kayıt fişine, (form 6) geçirilir, fişler günlük olarak düzenlenir, doluncaya kadar işlenir, tarih sırasına göre saklanır ve yıl sonundan Birim Evrak Servisi Şefliğine verilir.

EVRAKIN AYRILMASI VE İLETİLMESİ

Madde 44- Bütün evrak, acele olanlar öne alınarak alt birime bağlı servislere iç zimmetle elden verilir.

BÖLÜM IV

GİDEN EVRAKIN GÖRECEĞİ İŞLEMLER

A- GENELEVRAK SERVİSİNDEKİ İŞLEMLER

GENEL EVRAK

Madde 45- Genel evrak servisinde sadece İdari ve mali İşler Dairesi Başkanlığının giden evrak işleri yapılır. Merkez teşkilatının giden evrak işlerinin birim evrak servisinde yapılan esastır.

B- BİRİM EVRAK SERVİSİNDEKİ İŞLEMLER

KABUL VEAYIRMA

Madde 46- birim servislerinin yürütücü masalarından çıkan bütün evrak, giden evrak bürosunun kabul ve ayırma masasınca alınır.Normal özellik taşıyan ve gizli evraka birbirinden ayrı tutulan birim giden kayıt fişlerinden, (form 7) geliş sırasına göre takvim yılı başından sonuna kadar birbirini izleyen birim giden sayısı verilir.

Tekidlerde bu hükme tabidir. Birim giden sayısı, yürütücü masalarca konulan dosyalama kodlarından (-) işareti ile ayrılarak yazılır. Fişler birim giden sayısına göre saklanır, yıl sonunda birim Evrak servisi Şefliğine verilir.

AYIRMA USULÜ VE ZARFLAMA

Madde 47- Fişe geçirilen bütün evraka aşağıdaki ayırma şekli sıra ile uygulanır;

a.Gizli işaretini taşıyan evrak ayrı ayrı zarflanarak üzerine sayısı, işareti, gideceği makam ve yer yazılır.

b.Diğer teşkilat veya birimlere elden gidecek evrak ayrılır ve en küçük sayılıdan başlanarak “Dış Zimmet Defterine”, alt birim veya servislere elden gidecek evrak ayrılır ve en küçük sayılıdan başlanarak “İç zimmet Defterine”, geçirilir, doğruca gönderme masasına iletilir.

c.Diğer birimlere, merkez teşkilatına ve taşra kuruluşlarına PTT ile gidecek evrak 48. madde uyarınca gruplara ayrılır.

d.Her grupta; aynı yerde aynı makam veya kişiye gidecek olanlar bir zarfa konulur, üzerine “Birim giden Sayısı” veya sayıları, gönderme türü kayıt edilir, makam veya kişi adı ve yeri yazılır, zarflar kapatılır,

e.Adı ve adı uçak zarflar bir grubu, ötekiler bir grubu oluşturmak üzere iki grup yapılır ve bu düzen bozulmadan gönderme masasına iletilir.

PTT GÖNDERME CİNSİ VE TAKDİRİ

Madde 48- PTT yolu ile gidecek evrak için ilgili servis müdür veya şefi tarafından aşağıdaki gönderme türlerinden biri takdir olunur;

1. Adi (A)

2. Adi Uçak (a.U.)

3. Taahhütlü (T)

4. Taahhütlü Uçak (İ.U.)

5. İadeli Taahhütlü (İ.T.)

6. İadeli Taahhütlü Uçak (İ.T.U.)

7. Ekspres (E)

8. Kurye (X)

9. Faks (F)

10. Kargo (KG)

11. Acele Posta Servisi (A.P.S.)

GÖNDERME

Madde 49- Zarf ve kolinin gönderilme zamanlar, birim Evrak Şube Müdürlerince öğrenilecek kabul saatlerine göre düzenlenir.

ARAÇ

Madde 50- Zarf ve koliyi PTT'ye ulaştıracak gönderme masası memuru gerektiğinde, motorlu araçlardan yararlandırılır.

FİŞLERİN GERİ GETİRİLMESİ VE SAKLANMASI

Madde 51- PTT tarafından imzalanan adı zarflara ait Posta Gönderme Fişleri ile öteki zarflara ait fişlerin bir örneği, gönderme masası memuruna verilerek, cinsine ve tarih sırasına göre masada saklanır, (form 9).

PUL EKLENMESİ VE PUL HESABI

Madde 52- Gönderme masası memurunun üzerinde her zaman yedek pul bulundurulur. PTT lüzum gördüğünde pul eklemesi yapılır ve tutarı her zarf için fişte belirtilir.

Birim Evrak Şube Müdürlerince pul hesabının verilmesinde İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığınca tespit edilen usul uygulanır.

BÖLÜM V

Ortak hükümler

ÖNCELİK

Madde 53- Bakanlığa gelen acele işaretli evrak, telgraf, faks ve telekslere; kanun tüzük veya yönetmelik tasarılar ile adli veya idari yargı kararlarına yahut dava dilekçelerine; Bakanlıktan giden ekspres veya kurye işaretli zarflara, kabul ve ayırma havale ve kayıt-dağıtım ve gönderme işlemleri boyunca öncelik tanınır ve gününde birimine veya PTT'ye ulaşması sağlanır Bu tür evrak için gerektiğinde, öteki evraktan ayrılarak bağımsız birer “ Özel Evrak Zimmet Fişi “ , “ Birim Gelen Kayıt Fişi” , mektup listesi veya pota gönderme fişi düzenlenebilir.

GÜNLÜK İŞLEMİN YAPILMASI

Madde 54- Evrak servislerinin bürolarında işlemler günlük olarak yürütülür ve bitirilir, ertesi güne devir yapılmaz. Belli gerçeklere dayanan işlem devirleri ile sebepleri Evrak Şube Müdürü veya Birim Yöneticisine bildirilir.

BİRDEN FAZLA BİRİMİ VEYA ALT BİRİM VE SERVİSİ İLGİLENDİREN EVRAK

Madde 55- Genel Evrak Servisinde birden fazla birimi ; Birim Evrak Servisinde birden fazla alt birim veya servisi ilgilendirdiği anlaşılan Gelen Evrak, Giden Evrak karşılığı olmadığı sürece onun yürütülmesinden daha çok yükümlü olana havale edilecek şekilde ayrılır.

Bu tür evrak altında , gönderilebilecek öteki birimlerin adları sıra ile belirtilir. Havale edildiği birimce evrakın çoğaltılarak ilgili birimlere gönderilmesi esastır.

TEREDDÜT HALİ

Madde 56- Evrakın birim ve servise göre ayırmada tereddüt olursa evrakın havale işlemi gördüğü yere göre genel evrak şefi , Evrak Şube Müdürü veya birim evrak şefinin görüşü alınarak gideceği yer belirlenir.

İSTATİSTİK CETVELLERİ

Madde 57- Evrak Şube Şefleri, bağlı bürolardan verilecek sayısal bilgilere göre gelen ve giden evrakın günlük ,aylık ve üç aylık istatistik cetvellerini , (form 9) düzenleyerek bir örneğini Evrak Şube Müdürü veya birim yöneticisine verirler.

a. Günlük olanların her gün

b. Aylık olanların , giren yeni ayın ilk günü

c. Üç aylık olanların Nisan, Temmuz, Eylül ve ocak aylarının ilk günü

Belirtilen yerlerde hazır bulundurulması şarttır. Düzenleme tarihi tatile rastlıyorsa, onu izleyen ilk çalışma gününde madde gereği yerine getirilir

Üç aylık cetvel düzenlenmesi, öteki cetvellerin doldurulması yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Evrak akımının izlenmesi, servislerin denetlenmesi ve personelin değerlendirilmesinde bu cetvellere dayanılır.

FORMLARIN CİLTLENMESİ

Madde 58- Her takvim yılı sonunda Genel ve Birim Evrak Şube Müdürlüğünde toplanan;

1. Özel Evrak Zimmet Fişleri

2. Dilekçe Fihristi

3. Mektup Listeleri

4. Posta Gönderme Fişleri

5. Koli Kağıtları

6. Birim Gelen Kayıt Fişleri

7. Birim Giden Kayıt Fişleri

Cinsine ve tarih sırasına göre ciltlenerek saklanır.

FORMLAR

Madde 59- Halen kullanılmakta olan formların tükenmesinden sonra bu Yönerge eki formlar bastırılarak kullanılır.

EVRAKIN KAYBOLMASI

Madde 60- Evrakın çeşitli sebeplerle kaybolması halinde ;

a. Gelen Evrak; Birim gelen sayısının karşılığı, birim gelen kayıt fişinden bulunup diğer dayanaklarıda tespit edildikten sonra, gönderen kuruluş veya daireden getirtilerek,

b. Giden Evrak ; ilgili birimden ikinci nüshadan çıkarılarak sağlanır. Görevinin sorumluluğu saklıdır

YÜRÜRLÜK

Madde 61- Bu yönerge hükümlerini Milli Eğitim Bakanlığı Yürütür.



________________________________________

https://onceokuloncesi.com/dosya/upl...44e1026c64.rar